Компании постоянно получают разнообразную корреспонденцию от поставщиков, покупателей, отдельных подразделений, сотрудников, налоговых инспекций, страховых фондов и т. д.
Самый простой и надежный способ отслеживать письма — вести календарь входящей корреспонденции.
Ежедневно просматриваются деловые регламенты и правила работы, в том числе правила документооборота. Команда внешнего назначения «Помощник Главбуха» помогает разобраться в новых требованиях. Специалисты службы проверки и прямого общения первыми узнают обо всех изменениях в финансовом, трудовом и налоговом законодательстве. Услуги бухгалтеров, юристов и штатных сотрудников включены во все счета. Сравните, насколько выгодно содержать внутреннего эксперта.
Рекомендуется придерживаться общего графика работы, чтобы правильно рассчитать документооборот.
Важно! Это не относится к символам, обозначающим «срочно» или «важно».
Важно! Письма, полученные в выходные или праздничные дни, учитываются в первый рабочий день после выходных.
Рассчитывайте бухгалтерские расходы на внешние поручения помощникам Главбуха. Сэкономьте на бухгалтерах и налогах.
Актуальная стоимость аутсорсинга бухгалтерии для Ассистента Главбуха начинается от 18 720 рублей в месяц. За эти деньги вместо бухгалтера вы получаете группу сертифицированных специалистов. Это бухгалтеры, кадровики, юристы, ответственные за и — надежные бухгалтеры с ключами в руках:
Рассчитайте стоимость профессиональной бухгалтерии и экономию для вашего бизнеса при переходе на внешнее поручение самостоятельно.
При этом вам не нужно регистрировать эти входящие документы.
Структура журнала регистрации входящих документов в 2024 году
Единого формата журналов не существует, каждая организация разрабатывает его самостоятельно. Однако есть основная информация.
Электронный журнал учета входящей корреспонденции в 2024 году
Дневники входящих документов используются малыми и средними предприятиями, которые редко получают письма. Организации с большим количеством документов обычно переходят на электронный календарь. Такой календарь облегчает регистрацию классов, списков и документов.
Каждый лист в календаре должен иметь название, обзор, пояснения и информацию, чтобы можно было быстро определить его назначение.
Например, «календарь», «номенклатура», «вкладчики», «отделы», «сотрудники» и т. д:
Пример электронного документа Электронный календарь — образец 2023 года
Входящие документы, особенно от контролирующих органов, не должны «теряться». Чтобы увидеть истинный облик компании и ее слабые места, обратитесь к специалисту «Главбух-ассистент». Специалисты-бухгалтеры и юристы расскажут, как оптимизировать расходы, оформить личные дела и даже вернуть сгоревшие налоговые обязательства, даже если налоговые органы против. Для всех новых внешних клиентов «Экспресс-контроль» предоставляется бесплатно.
Хранение поступивших документов в 2024 году
Срок хранения протокола входящих документов зависит от типа хранения — функционального и архивного.
Функциональное хранение
Продолжительность — календарный год. Важно, чтобы документы сразу же сортировались и архивировались по папкам. Сортировка облегчает обнаружение и архивирование, а также предотвращает распыление, смешение и потерю документов.
Если у органа есть номенклатура. Все новые и созданные документы должны быть распределены в деле в соответствии с номенклатурой. Рекомендуется делать это незамедлительно. Чем больше документов накопится, тем сложнее будет их потом распределить по категориям.
Если в вашем корпусе нет номенклатуры папок. Разложите документы по папкам в соответствии с тематикой, в хронологическом, алфавитном или комбинированном порядке. Что касается корреспонденции, то общее правило для расположения документов в папке — «запрос-ответ». Это означает, что сначала архивируется письмо-заявка, а затем письмо-ответ.
Архивирование.
Если компания небольшая и объем входящих документов невелик, календарь можно хранить в течение следующего года.
Максимальный срок хранения журналов составляет пять лет (ст. 182 «Д» перечня, утвержденного приказом Росархива от 20. 12. 2019.236). Дата окончания срока хранения исчисляется с момента завершения работы над журналом. Например, журнал за 2024 год должен быть сохранен до конца 2029 года и может быть уничтожен только после 1 января 2030 года.
Чтобы первыми узнать о юридической помощи и антикризисном сопровождении вашего бизнеса, обратитесь к специалистам Главбуха. Специалисты зарубежных представительств находятся в прямом контакте с Минфином, ФНС и другими службами и помогут вам правильно использовать льготы по налоговым каникулам, пониженным взносам на страхование и налоговым вычетам.
Обязательно ли ведение журналов регистрации приказов?
Обязанность вести календарь заказов распространяется не только на аптеки, но и на индивидуальных предпринимателей и медицинские центры, занимающиеся лекарственной деятельностью. Они формируют реестр заказов для розничной торговли (предоставляется Минздравом с 31 августа 2016 года с 647н).
Другие предприятия и индивидуальные предприниматели имеют право составлять этот документ добровольно.
Реестр распорядительных документов, относящихся к основным видам деятельности, ведется за весь период, в течение которого работает бизнес (стр. 1.5 приказа Минкультуры от 25 августа 2010 г.).