16. 02. 2018 Многие фирмы печатают Многие фирмы опускают выдачу сотрудникам расчетных листков. Причем очень расточительно. Во-первых, закон обязывает компании выдавать документы сотрудникам, а во-вторых, клиринги помогают защитить интересы компании. Ирина Боцкая, ведущий консультант по бухгалтерскому учету и налогам ООО «ИК Ю-Софт», разбирается, как и когда нужно выдавать расчетные листки.
С 1 января 2018 года инспекторы, проводящие проверку чеков, смогут использовать контрольные списки при плановых проверках. В контрольный лист будут включаться наиболее важные обязательные требования Трудового кодекса и вопросы, затрагивающие иные нормативные правовые акты, в том числе нормы Трудового кодекса, предъявляемые к работодателям. Приказ Роструда от 10 ноября 2017 г. № 655 «Об утверждении перечня контрольных вопросов для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением Трудового кодекса и иных нормативных правовых актов, в том числе норм Трудового кодекса (перечень контрольных вопросов)» Утвержден перечень контрольных вопросов, содержащий контрольные вопросы.
Расчетный листок: выдавать или нет сотрудникам
Каждый раз, когда работник получает четкую записку с зарплатой. Некоторые руководители считают, что можно обойтись без него, а это лишняя трата бумаги и времени. Нужно ли вообще выдавать этот документ, и если да, то что он должен содержать, и когда выдавать его каждому сотруднику, и что будет, если его не выдать — обо всем этом мы рассказываем в статье.
Расчетный листок по заработной плате. Общие понятия
Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, при выплате заработной платы компании обязаны сообщать сотрудникам об их окладах, зарплате, уже начисленных, удержанных и имеющихся на руках суммах. Для этого используется платежная ведомость. Поэтому на вопрос, нужно ли выдавать расчетный листок, ответ категоричен — да.
Работники должны получать справку о зарплате независимо от того, как они получают зарплату. Наличными в фонде или перечислением на карту (письмо Минтруда 14-1/ООГ-8459 от 23. 10. 18).
В Трудовом кодексе не сказано, кто в организации составляет и выдает расчетный листок. Назначение ответственного лица остается за работодателем. На практике часто используется комбинированный вариант. Бухгалтерия составляет документы, а отдел кадров или информатики или непосредственный руководитель каждого отдела отвечает за выдачу расчетных листков.
Напомним, что сведения о зарплате работников являются персональными данными и их публикация может привести к штрафу (ст. 13.11 об административном правонарушении). Поэтому сотрудники, выдающие зарплатные ведомости, обязаны подписывать непубличный документ о своих персональных данных.
Узнайте о новых требованиях к работе с персональными данными в этом году в нашем уроке.
Важно: Подтверждение оплаты труда выдается только тем, кто заключил трудовой договор. При наличии трудового договора расчетный листок выдавать не нужно, так как на работника не распространяется трудовое законодательство (статья 11 Трудового кодекса РФ). Кроме того, при выдаче расчетного листка такому работнику существует риск преобразования гражданско-правовых отношений в трудовые.
Что следует учитывать работодателям при заключении трудовых договоров, о которых идет речь в статье?
Например, человек может не получать доход. Например, он находится в отпуске или болеет за свой счет. Как в этом случае следует поступить? Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан сообщать работнику о зарплате сразу после ее выплаты. Если, соответственно, выплата не производится, об этом ничего не нужно говорить.
Специалисты «Онлайнинспекция.рф» — информационной системы Роструда — напротив, считают необходимым выдавать нулевую документацию. Служба отвечает за то, что она публикует на этих воротах, а эксперты Роструда лишь высказывают свое мнение по поводу применения Трудового кодекса. Все описания на сайте «онлайнинспекция.рф» принадлежат журналисту. Он не является законодательным актом. Поэтому работодатель сам решает, выдавать ли ему чистый бланк докладной записки.
Форма расчетного листка
Закон не определяет, как должно выглядеть доказательство оплаты. Компании могут разрабатывать собственные формы. В большинстве случаев они получают варианты из бухгалтерских программ.
Внимание! Если вы напечатаете бланк платежной ведомости сотрудника в 1С и укажете в учетной политике, что будете использовать форму документа программы, это не значит, что инспектор вас не оштрафует. Форма должна быть утверждена другой командой.
Скачать образец команды можно по ссылке.
В справке о зарплате должны быть указаны все реквизиты выплат по труду, включая зарплату, отпускные, дополнительные компенсации, премии и оплату трехдневного больничного. Рекомендуется разделять каждый раздел. Если накапливаются северные коэффициенты, их также следует указывать отдельно. Подписывать и заверять печатью листки не обязательно, но работодатель вправе включить эту информацию в документ.
Образец формы заявления можно скачать здесь.
Статьи, не связанные с заработной платой, такие как федеральные пособия по социальному страхованию и пособия на жизнь, указывать не нужно. Однако если компания хочет проинформировать сотрудников об этих выплатах, она может это сделать. Это должно быть заранее оговорено в LNA.
Подробнее о новых правилах выплаты пособий из TEBA в 2022 году читайте в статье.
Совет. Даже если компания не задерживает зарплату, в расчетный листок нужно внести графу о компенсации за задержку. Это предусмотрено статьей 136 Трудового кодекса РФ. Если такой графы нет, инспекторы могут наложить штраф.
Когда выдавать расчетный листок по зарплате
Раньше расчетные листки выдавались раз в месяц в день зарплаты. Теперь сотрудники должны получать их при каждой выплате, то есть заблаговременно и при окончательном расчете.
Господин Роструд сослался на то, что в Трудовом кодексе нет понятия «аванс», который является частью зарплаты за первую половину месяца. Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, вознаграждение за труд должно выплачиваться каждые полмесяца, при этом работодатель обязан извещать работника о составе выплаты, в этом случае с работником также должен быть выдан расчетный листок.
Министерство труда в своем письме от 24.05.18 заявляет, что 14-1/ООГ-4375 занимает несколько иную позицию. Если в компании почасовая оплата труда и зарплата четко определена, можно выдавать расчетный листок за месяц. Если же зарплата зависит от выработки, то документ выдается на каждую выплату. Работник также должен быть проинформирован о необходимости вычета из аванса.
В платежную ведомость работника включаются как вычеты, так и доходы. С 2023 года изменятся правила уплаты налога на доходы физических лиц. Согласно закону от 14 июля 2022 года № 263-ФЗ, датой получения зарплаты считается дата ее выплаты. Поскольку НДФЛ удерживается и с авансовых платежей, работодатели обязаны информировать сотрудников о вычетах в расчетном листке. Поэтому расчетные листки должны выдаваться дважды в месяц.
При увольнении работника расчетный листок должен быть выдан в день увольнения (ст. 140 Трудового кодекса РФ).
Что будет, если не выдать расчетный листок
За невыдачу расчетных листков компания может быть привлечена к административной ответственности. Штрафы за невыдачу расчетного листка следующие
В первый раз МСП могут получить предупреждение. При повторном нарушении существует альтернатива в виде штрафа, а в случае надзора — приостановление деятельности на срок до трех лет.