Нужно ли хранить копии паспортов, снилсов и жетонов в личных конвертах сотрудников школы?
В целом, законодательство Российской Федерации не устанавливает обязательных требований к организациям по ведению личных дел работников. Необходимость ознакомления с личным делом работника определяется учреждением самостоятельно, а перечень документов, соблюдаемых в личном деле работника, определяется работодателем в локальном нормативном акте.
В любом случае личное дело работника может содержать документы, непосредственно связанные с его трудовой деятельностью. К таким документам относятся.
— Заявления о приеме на работу,
— Договор о материальной ответственности (для материально ответственного лица),
— личные карточки (интегрированная форма Т-2 или отдельная форма),
— анкеты, дополненные лично работником (индивидуальные личные карточки),
— подписанные работником соглашения о коммерческой тайне, о неразглашении информации, согласие на обработку персональных данных,
— Дополнительные соглашения в трудовых договорах,
— Приказы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем,
— документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, документы об оценке, назначении и повышении квалификации)
— увольнение и заявление работника о принятии решения об увольнении.
В соответствии со ст. 1, § 1, ст. 1, ст. 6, § 11 Федерального закона от 27. 07. 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», информация, характеризующая физиологические и биологические особенности человека, позволяющая идентифицировать его личность (биометрические персональные данные) и личность субъекта персональных данных органом, осуществляющим хранение персональных данных Может обрабатываться только с письменного согласия субъекта персональных данных, используемого для проверки.
В исключительных случаях биометрические персональные данные могут обрабатываться без согласия субъекта персональных данных в связи с выполнением международных договоров Российской Федерации о репатриации, осуществлением правосудия и исполнением судебных актов. В случаях, когда государственная регистрация отпечатков пальцев является обязательной и предусмотрена законодательством Российской Федерации об обороне, безопасности и борьбе с терроризмом, безопасности дорожного движения, противодействии коррупции, оперативно-розыскной деятельности.
При этом, в соответствии с ч. 5 ст. 5 Федерального закона «О персональных данных», необходимо учитывать, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленной цели обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть излишними по отношению к заявленной цели обработки.
Из вышесказанного следует, что хранить или иметь копии паспортов, СНИЛС, ИНН, свидетельств о браке, свидетельств о рождении или воинском учете незаконно, даже если согласие на обработку персональных данных было дано. Вышеуказанный документ от работодателя может свидетельствовать о дублировании информации о работниках и их персональных данных по отношению к тому, что требует действующее законодательство Российской Федерации. ФЕДЕРАЦИИ.
Однако для отдельных категорий рабочих и служащих законодательством установлены дополнительные требования к хранению личных дел.
В частности, в отношении государственных служащих, работников органов местного самоуправления и военнослужащих (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 30 Федерального закона от 3 февраля 2007 г. № 25-ФЗ «О местном самоуправлении в Российской Федерации», п. 5 (Федеральный закон № 53-ФЗ от 28 марта 1998 года, статья 2 «О военной службе и военной службе»).
Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 утверждено Положение о ведении персональных данных и личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации. Оно содержит перечень документов, подлежащих хранению в личных делах гражданских служащих. Согласно пункту 16 Положения о персональных данных государственных гражданских служащих Российской Федерации и ведении личных дел, личное дело государственного гражданского служащего включает в себя.
(а) анкета, содержащая просьбы о проникновении в администрацию и замещении должности в органах государственной власти Российской Федерации; (б) анкета, содержащая просьбы о проникновении в администрацию и замещении должности в органах государственной власти Российской Федерации
(б) рукописные бланки заявлений установленной формы, заполненные и подписанные гражданами Российской Федерации с приложением фотографий; и
(в) документ об успешном прохождении конкурса на замещение вакантной должности государственной службы (если гражданин был назначен на должность по результатам конкурса)
(г) копия паспорта и копия свидетельства о государственной регистрации права на статус города; и
(д) копия трудовой книжки и (или) копия сведений о трудовой деятельности. Копии документов, подтверждающих военные или иные условия, если таковые имеются, оформленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации,
(е) копии документов об образовании и квалификации, документов о квалификации. подтверждающие повышение квалификации или награждение в результате дополнительного профессионального образования.
(g) почетная грамота Президента Российской Федерации, почетная грамота Президента Российской Федерации, благодарность Президента Российской Федерации, награда армии, награда армии, награда армии, награда армии, награда -.
(з) Копии актов государственных органов о назначении на должности государственной службы,
(и) копии служебных контрактов и письменных дополнительных соглашений, оформляющих изменения и дополнения к служебным контрактам
(j) копия акта государственного органа о переводе гражданского служащего на другую должность государственной службы для временного замещения другой должности государственной службы
(k) копии призывных документов (при призыве на военную службу военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)
(м) копия акта государственного органа об освобождении государственного служащего от замещаемой должности государственной службы, прекращении служебного контракта или его приостановлении.
(м) успешное прохождение государственной аттестации по сертификату и отзыв о выполнении обязанностей в период действия сертификата; (м) сертификат и отзыв о выполнении обязанностей в период действия сертификата; (н) сертификат и отзыв о выполнении обязанностей в период действия сертификата
(j) экзамен и отзыв гражданского служащего об уровне знаний, навыков и компетенции (профессиональном уровне) и возможности присвоения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации
(р) копии документов о присвоении гражданским служащим государственных классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации (иных классов, квалификационных разрядов, дипломатических рангов)
(р) копия документа о включении гражданских служащих в кадровый резерв и об исключении их из кадрового резерва
(с) копия решения о поощрении гражданского служащего и наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены
(t) копия документов, касающихся инициирования внутренней проверки, ее результатов и исключения гражданского служащего из состава гражданской службы
(y) документы, касающиеся разрешения на доступ к информации, имеющей государственную или иную конфиденциальность и охраняемой законом, если выполнение обязанностей от имени публичного должностного лица связано с использованием такой информации
(f) сведения о доходах, имуществе или обязательствах имущественного характера публичного должностного лица; (g) сведения о доходах, имуществе или обязательствах имущественного характера публичного должностного лица
(x) копии документов, подтверждающих регистрацию в системе персонального (персонифицированного) учета,
(ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации
(з) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан; (и) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан
(р) медицинское заключение предусмотренного образца. Гражданин подтверждает, что он не страдает заболеваниями, препятствующими поступлению на государственную службу или выполнению трудовых обязанностей
(ж) результаты проверки достоверности и полноты достоверности представленных государственным служащим сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также справка о соблюдении государственным служащим ограничений, установленных федеральным законом.
Таким образом, хранение копий паспортов, снилсов и жетонов в личных делах работников допускается только для отдельных категорий работников и государственных служащих. Работники школ к указанным категориям не относятся.
Ведение личных дел работников, если фамилии в документах отличаются
Вопрос: Можно ли хранить в личном деле работника копии дипломов, документов воинского учета, свидетельств о перерегистрации или браке, если документы о перерегистрации отличаются?
ОТВЕТ: Одним из общих требований к обработке персональных данных является недопущение избыточности обрабатываемых данных (статья 4, пункт 5 Закона 999). Согласно этому требованию, содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать указанной цели обработки, а персональные данные не должны быть излишними.
Конкретным примером нарушения этого требования является ситуация, когда обрабатываемые данные относятся к конечной цели, которая может быть достигнута с помощью меньшего набора данных или без хранения первичных документов, содержащих такие данные. Таким образом, при ведении личных дел сотрудников работодатели должны уделять пристальное внимание вопросу обработки ненужной информации. Кадровые досье могут содержать только документы, предусмотренные законом. Хранение иной информации является избыточной обработкой персональных данных.
Документы, которые работодатель должен включить в личную папку государственного служащего:
1. копия диплома. При формировании личного дела в него должны быть включены копии документов об образовании, профессиональной подготовке, дипломов об образовании и ученых степенях, а также копии документов об ученых степенях, обучении, переподготовке, переквалификации и переобучении (п. 5 Директивы, п. 5 № 121).
В данном случае хранение копии звания в личном деле государственного служащего не противоречит требованиям Закона о персональных данных.
2. копии военных удостоверений. В личном деле государственного служащего содержится анкета о направлении на государственную службу, согласно форме, приведенной в приложении 1 к распоряжению Конференции министров от 25. 03. 2022 N 170 (абзац 4 пункта 5 директивы 121). Пункт 20 анкеты отражает информацию об отношении должностных лиц к военной службе и требует сообщения о конкретных воинских (специальных) званиях.
Таким образом, закон не предусматривает наличие копии военного билета в личном деле чиновника. Необходимость его соблюдения заменяет отражение соответствующей информации в вышеуказанной форме.
3. копия фамилии или свидетельства о браке. В личных конвертах государственных служащих хранятся копии (выписки) распорядительных документов (решений, приказов, указов, распоряжений и других актов). (121).
Хранение копии фамилии или свидетельства о браке в личной папке недопустимо.
Документы, которые работодатель должен вложить в личные папки других сотрудников:
1. копии дипломов. При составлении личного дела работодатель обязан приобщить к нему копии документов об образовании, профессиональной подготовке, дипломов об образовании и ученых званиях, в том числе копии документов об обучении, переподготовке, доподготовке и переобучении (абзац 8 пункта 8 Директивы № 29. ).
Поэтому с точки зрения закона о персональных данных хранение копий этих документов допустимо.
2. копии военных удостоверений. Личная папка должна содержать лист персонального учета в соответствии с форматом, приведенным в Приложении 2 к Директиве № 29. 29 (пункт 4 Директивы 29, пункт 8). В соответствии с пунктом 11 указанной формы в личном листке учета отражается информация об отношении должностных лиц к военной службе, указывается военная и военно-учетная специальность (при наличии).
Таким образом, закон не предусматривает наличие копии военного билета в личном деле, так как это соответствие заменяется отражением информации, относящейся к личному делу.
3. копии свидетельств о расторжении брака, свидетельств о заключении брака. В личном деле хранится копия (выписка) распорядительных документов учреждения (учредителя, работника) об изменении фамилии, имени или отчества работника (при наличии) (Директива 29, пункты 5 и 9).
В этом случае копии клейма или свидетельства о браке могут храниться в отдельных делах.
Ознакомьтесь с этим документом, ILEX & gt;.
Информация Роструда от 21.02.2023 № б/н
Доброе утро! Посоветуйте: нужно ли хранить копию военного билета в личном деле должника, находящегося на военной службе? Раньше это было обязательным при проверке военкоматом. Можно ли теперь считать это нарушением при обработке персональных данных?
ОТВЕТ: Это не может считаться нарушением Закона о персональных данных.
1. Действующие правовые нормы не определяют процесс соответствия личного дела сотрудника. Хранение копии военного билета работника в его личном деле допускается только с письменного согласия. При отсутствии письменного согласия работника копии документов должны быть возвращены ему или уничтожены.
2. по указанным вопросам следует обращаться в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.
27. 07. 2006 Согласно статье 11 N 152-ФЗ «Персональные данные», информация, характеризующая физиологические и биологические особенности человека, позволяющая его идентифицировать (биометрические данные) Личность субъекта персональных данных может быть, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, с письменного согласия субъекта персональных данных Обработка персональных данных субъекта персональных данных может осуществляться только с письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.
Обработка биометрических персональных данных может осуществляться без согласия субъекта персональных данных в связи с осуществлением правосудия и исполнением судебных актов, а также в связи с реализацией Международного соглашения о готовности Российской Федерации. Кроме того, если они предусмотрены законодательством Российской Федерации об обороне, безопасности, противодействии терроризму, транспортной безопасности, противодействии коррупции, оперативно-розыскной деятельности, государственной службе, уголовным и исполнительным законодательством Российской Федерации, исполнительной деятельности, исполнительным и принудительным правом а также в случаях, предусмотренных Законом Российской Федерации «О защите прав и свобод человека», а также в случаях, предусмотренных Законом Российской Федерации «О противодействии коррупции», оперативно-розыскной деятельностью, государственной службой, уголовным и исполнительным правом Российской Федерации, Законом Российской Федерации «О противодействии коррупции».
В соответствии с постановлением № 5.5.4. 324 Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 года «Об утверждении Положения о Федеральной службе по труду и занятости», данный орган осуществляет консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения правовых актов Трудового кодекса и нормативных правовых актов, в том числе Положения о Трудовом кодексе.
В соответствии с пунктом 1 Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций связи (Роскомнадзор) отрасль является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору в части соответствия обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации в области кадровых данных. .
Федеральная служба по связи, информатике и массовым коммуникациям гарантирует своевременное и полное проведение опроса граждан и направляет ответы заявителям в сроки, установленные Российской Федерацией, что определяет их 5. 11) вышеуказанного Положения.